Nutzerprovisionierung - Quick Start Guide

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Onboarding von Mitarbeitenden von Ihrem HRIS zu SoSafe

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr HRIS (Human Resources Information System) nahtlos in SoSafe zu integrieren und so einen automatisierten Prozess der Benutzerbereitstellung zu ermöglichen. Durch diese Integration haben Sie direkten Zugriff auf die synchronisierten Mitarbeiterdaten und können so sicherstellen, dass die Informationen in SoSafe korrekt und aktuell sind.

Voraussetzungen

Bevor Sie die HRIS-Integration einrichten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• HRIS-Adminzugang

  • Sie benötigen administrative Rechte in dem von Ihnen gewählten HRIS-System. Mit diesen Rechten können Sie SoSafe autorisieren, Benutzerdaten sicher zu synchronisieren und zu verwalten, um eine reibungslose und sichere Integration zu ermöglichen.

• Zugriff auf die Benutzerbereitstellung im SoSafe Manager

  • Melden Sie sich beim SoSafe Manager an und navigieren Sie zur Seite Einstellungen → Integrationen oder verwenden Sie diesen direkten Link: https://manager.sosafe.de/?redirect=integrations.

  • Sie müssen über die Berechtigung verfügen, auf den Abschnitt „Nutzerprovisionierung“ auf der Seite „Integrationen“ im SoSafe Manager zuzugreifen. Dieser Zugriff ist erforderlich, um mit der Einrichtung und Konfiguration des HRIS zu beginnen.

Einrichten der HRIS-Integration

1. Finden Sie Ihr HRIS-System
   Suchen und wählen Sie das HRIS-System, das Sie derzeit verwenden. Die verfügbaren Integrationen umfassen eine Vielzahl von gängigen HR-Plattformen.
   

   

2. Starten Sie die Integration
   Klicken Sie auf das von Ihnen gewählte HRIS-System, um das Fenster für die Integrationswizard zu öffnen. Diese Einrichtung wird von unserem Integrationsdienstleister Kombo unterstützt und führt Sie durch die Schritte, die erforderlich sind, um eine sichere Verbindung zwischen Ihrem HRIS und SoSafe herzustellen.

   

3. Folgen Sie den Einrichtungsanweisungen von Kombo
   In diesem Wizard können Sie:

   1. Die erforderlichen Berechtigungen überprüfen und erteilen

   2. Sich mit Ihren HRIS-Anmeldedaten autorisieren

   3. Mitarbeiterfilterung anwenden: Wählen Sie die zu synchronisierenden Mitarbeiter aus

   4. (Optional) Benutzerattribute einrichten

   5. Die Integration abschließen

Hinweis: Die erste Synchronisierung kann einige Minuten dauern. Sie können das Popup-Fenster schließen und zur Integrations-Seite zurückkehren, nachdem Sie auf Fertig stellen geklickt haben. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie zurückkehren und die Einrichtung der Benutzerattribute von dort aus fortsetzen.

Tipp: In der entsprechenden Anleitung von Kombo finden Sie die einzelnen Schritte, Berechtigungen und alle weiteren Details, die Sie benötigen für Ihr individuell genutztes Tool.

Nutzerattribute einrichten

1. Benutzerattribute zuordnen
   Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, werden Sie aufgefordert, Attribute zuzuordnen

2. Attribute zuordnen: Verwenden Sie diesen Schritt, um die Felder in Ihrem HRIS mit den Datenanforderungen von SoSafe abzugleichen, um eine genaue Zuordnung zum entsprechenden SoSafe-Attribut zu gewährleisten.

   

   
   

3. Verbindung speichern
   Nachdem Sie die Attribute zugeordnet haben, speichern Sie die Integration. Ihre HRIS-Daten sind nun verbunden und werden automatisch auf der Grundlage der Datensätze Ihres HRIS-Systems aktualisiert.

Verwaltung der Integration

Nachdem Sie die HRIS-Integration konfiguriert haben, können Sie die Einstellungen verwalten oder aktualisieren, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben der Integration klicken. Von hier aus können Sie:

• Die Verbindung zur Integration unterbrechen: Die Verbindung vollständig entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

• HRIS-Workflow neu autorisieren: Stellen Sie die Verbindung zu Ihrem HRIS wieder her, wenn die Berechtigungen oder Anmeldeinformationen aktualisiert werden müssen.

• Mitarbeiterfilterung anpassen: Ändern Sie die Filteroptionen, um bestimmte Mitarbeitergruppen in die Synchronisierung einzubeziehen oder auszuschließen.

• Benutzerattribut-Zuordnung bearbeiten: Aktualisieren Sie die Feldzuordnungen, um die Datenfelder zwischen Ihrem HRIS und SoSafe genau anzugleichen.

Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern, um sie zu übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Aktualisierungen in SoSafe reflektiert werden und die Plattform mit Ihren aktuellen HRIS-Daten übereinstimmt.

Häufig gestellte Fragen

Welche Attribute werden für die Gruppierung verwendet?

Die Abteilung ist das default Attribut für die Gruppierung. In der nächsten Version werden Sie die Gruppierung selbstständig ändern können.

Wie lange dauert die initiale Synchronisierung?

Die Dauer der Synchronisierung hängt vom Datenvolumen ab und liegt in der Regel zwischen einigen Minuten und 10 Minuten bei großen Datensätzen. Die Benutzer können das Fenster schließen und zurückkehren, um die Benutzerattribute abzuschließen.

Was ist, wenn ein Attribut im HRIS anders gespeichert ist?

Während der Attributzuordnungsphase können Benutzer benutzerdefinierte Attribute zuordnen, um Felder wie E-Mail oder Abteilung mit den erforderlichen Feldern von SoSafe abzugleichen und so die Datenkonsistenz zu gewährleisten.

Können mehrere HRIS-Verbindungen gleichzeitig aktiv sein?

Nein, es kann immer nur eine HRIS-Verbindung aktiv sein. Die Benutzer können eine bestehende Verbindung unterbrechen, um zu einer anderen zu wechseln.

Für welche Mitarbeiter werden die Daten bereitgestellt?

Im Rahmen der Einrichtung können Sie Filter setzen, die festlegen, welche Mitarbeiter für SoSafe bereitgestellt werden. Es werden keine weiteren Mitarbeiter für SoSafe bereitgestellt oder auf andere Weise gespeichert.

Kann ich mehrere HRIS-Quellen oder HRIS mit manueller Benutzerbereitstellung kombinieren?

Nein, derzeit können Sie nur eine Quelle der Wahrheit mit SoSafe verbinden.

Kann ich die Benutzerbereitstellung direkt über meinem Active Directory- oder HRIS-System beenden?

In jedem Active Directory/HRIS-System wird die Benutzerbereitstellung anders beendet, bitte lesen Sie die entsprechenden Support-Artikel Ihres Anbeiters. Wir empfehlen die Bereitstellung via dem SoSafe Manager zu beenden.

Welche HRIS-Systeme werden unterstützt?

Wir unterstützen die folgenden Anbieter: