Nutzerverwaltung: Nutzerdaten hinzufügen & aktualisieren

Die Funktion Hinzufügen und aktualisieren eignet sich

1. für den initialen Excel-Import der Nutzerdaten vor Beginn der Maßnahme 

2. für die Aktualisierung der Nutzerdaten während der Maßnahme.

Initialer Excel-Import der Nutzerdaten

Für das Hochladen der Mitarbeiterliste gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Navigieren Sie im SoSafe Manager zu der Seite Nutzerverwaltung / Nutzer. 

2. Wählen Sie rechts oben Nutzerdaten hinzufügen und dann Nutzerdaten importieren aus.

   

3. Wählen Sie Hinzufügen und aktualisieren aus.

   

4. Laden Sie unsere Excel-Vorlage herunter und befüllen diese mit den Nutzerdaten. Die Verwendung der Vorlage ist der einfachste Weg, da die benötigten Spalten bereits vorhanden und entsprechend formatiert sind.

5. Laden Sie die ausgefüllte Excel-Datei per Drag & Drop hoch oder klicken Sie auf das Feld, um die Datei auszuwählen. Fahren Sie mit der Auswahl von Speichern & weiter fort.

6. Wählen Sie aus, welche die Kopfzeile in der Excel-Tabelle ist (Zeile 1 ist in der Regel zutreffend und vorausgewählt). Diese bildet die Grundlage für die Zuordnung, die im nächsten Schritt erfolgt. Fahren Sie mit der Auswahl von Speichern & weiter fort.

   

   
   

7. In folgenden Bereich werden die festgelegten Nutzerdaten-Attribute den Spalten-Bezeichnungen in der Excel-Datei zugeordnet. Bei der Nutzung unserer Vorlage erfolgt dies automatisch durch das System. Links befinden sich die benötigten Angaben/Attribute, rechts die Zuordnung aus der Excel-Datei.

   

8. Fehlerbehebung:

   • Keine Fehler gefunden: Sie können direkt in den nächsten Schritt übergehen.

   • Fehler gefunden: Wenn Fehler gefunden werden, werden Sie aufgefordert, fehlerhafte Nutzerdaten zu korrigieren oder zu löschen. Dabei gibt es die Möglichkeit, die Fehler einzeln oder gemeinsam zu korrigieren: 

     • Datensatz löschen: Der Datensatz wird aus der Datenbank entfernt (Mülltonne-Icon)

     • Datensatz bearbeiten: Der Fehler wird visuell hervorgehoben und kann durch die Bearbeitung der Daten einfach behoben werden (Stift-Icon). 

   • 

     Wenn Sie Alle Fehler beheben auswählen, werden Sie automatisch durch alle fehlerhaften Datensätze geführt.

     

Häufige Fehlerquellen sind:

• Duplikat

• Domain unbekannt

• Leeres Feld

• Umlaut oder Leerzeichen in der E-Mail-Adresse

• Unbekannte Anrede oder unbekannter Akademischer Grad (vergleichen Sie in diesem Fall am besten, ob die Bezeichnung im Dropdown der zugehörigen Felds vorhanden ist)

• Ungültige Deklaration als Sammeladresse (beachten Sie, dass bei Sammeladressen die ersten vier Felder (Anrede, Akademischer Grad, Vornahme und Nachname) leer sein müssen)

Hilfestellung: Weitere Informationen und Lösungsvorschläge finden Sie hier: Nutzerverwaltung: Bekannte Fehlermeldungen & wie diese behoben werden können

9. Nutzergruppenzuordnung: 

• Wenn alle Nutzergruppen erfolgreich hochgeladen und zugeordnet werden, können Sie direkt zu dem nächsten Schritt übergehen.

• Dies ist nicht möglich, wenn bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Nutzergruppe nicht zugeordnet oder zu klein ist. Für das Fortfahren gibt es diese Optionen:

  • Neue Nutzergruppe anlegen: Alle nicht zugeordneten Datensätze können in eine neue Nutzergruppe (mind. 5 Personen) überführt werden.

  • Bestehender Nutzergruppe hinzufügen: Die betroffenen Nutzerinnen und Nutzer werden einer bestehenden Gruppe zugeordnet.

  • Überspringen: Die Nutzerinnen und Nutzer in der zu kleinen Gruppe werden nicht in Analytics berücksichtigt. Der Upload ist trotzdem möglich, ebenso wie eine nachträgliche manuelle Bearbeitung und Gruppenzuordnung über das Bearbeitungssymbol in dem Bereich Nutzerverwaltung.

  • Excel-Datei bearbeiten, sodass jeder Datensatz einer Nutzergruppe zugeordnet ist, groß genug ist.

    

    
    

     

10. Es folgt eine finale Zusammenfassung über die neu hinzugefügten Nutzerdaten und Nutzergruppen.

    

11. Nach der Bestätigung werden die Datensätze importiert.

    

Aktualisierung von Nutzerdaten

Wenn Sie die bestehenden Nutzerdaten aktualisieren möchten (bspw. bei geänderten Nachnamen oder E-Mail-Adressen), empfehlen wir das folgende Vorgehen:   
 

1. Exportieren Sie die bestehenden Nutzerdaten, um die aktuellen Datensätze inklusive SoSafe ID zu erhalten. Weitere Informationen zur SoSafe ID finden Sie hier: Nutzerverwaltung: Was ist die SoSafe ID?
   

   

2. Bearbeiten Sie die Nutzerdaten direkt in der Excel-Datei.

3. Starten Sie die Nutzerverwaltung und importieren Sie die neue Excel-Datei wie im Abschnitt I oben beschrieben.

4. Im finalen Schritt erhalten Sie eine Übersicht über bereits vorhandene und/oder neu hinzugefügte Nutzerdaten und Nutzergruppen.

Last updated: May 18, 2026